Che tu sia agli inizi o che la tua agenda sia già da tempo strapiena di appuntamenti, può capitarti di fare confusione.
Tranquilla, quando si lavora è normale.
Fatta questa premessa, veniamo al dunque: come dire alla cliente che purtroppo niente ceretta questo weekend perché mi sono dimenticata di segnare l’appuntamento in agenda?
Diciamocelo, è un bel pasticcio.
Per questo bisogna saper usare bene le parole. Non puoi pensare di dire “Hey, mi dispiace ma mi sono dimenticata di te e non posso farci più di tanto, baci baci”, giusto?
Ecco perché in questo articolo ti racconterò come disdire un appuntamento senza incappare in grossi problemi.
Vuoi saperne di più? Allora questo articolo fa esattamente al caso tuo!
“Buongiorno signora… mi dispiace ma temo che dovremo rimandare il suo appuntamento alla prossima settimana…”. Ecco il modo migliore per annullare l’appuntamento di una cliente in modo gentile e educato
Come disdire un appuntamento (senza indisporre le clienti)
Il danno è fatto. Quindi, non perdiamoci nei ‘se’ e nei ‘però’ e vediamo subito come rimediare senza indispettire le clienti.
Per prima cosa, contatta l’interessata non appena ti rendi conto di dover annullare l’appuntamento.
Più tempo aspetti, più rischi di indisporla: dopo tutto, è molto probabile che abbia rinunciato ad altri impegni per venire da te e che abbia incastrato quelle poche ore dedicate alla bellezza tra la lezione di chitarra del figlio e la riunione con il capo.
Okay, non volevo farti sentire in colpa, cercavo solo di farti entrare in empatia.
Per questo, cerca di chiamarla con largo anticipo. E sottolineo chiamarla.
Una telefonata è sempre preferibile a una e-mail o un messaggio, che appaiono più freddi e impersonali. Così hai modo di scusarti personalmente e addolcire la pillola.
In questo modo puoi far leva sul tono di voce e capire immediatamente la reazione della tua cliente: è nervosa? È tranquilla? In ogni caso, saprai come agire di conseguenza.
Il passo successivo è scusarsi. Anche se dovessi disdire l’appuntamento con largo anticipo, chiedendo sinceramente scusa farai un’ottima impressione. Falle capire che il suo tempo è prezioso e che comprendi di poterle aver causato un inconveniente.
Fatto questo, ci sei quasi.
Se te la senti, spiegale brevemente la motivazione di tale disdetta. Non è necessario scendere nei particolari, ma l’onestà paga sempre. Vedrai che la cliente apprezzerà.
Se invece ti sei proprio dimenticata di segnare l’appuntamento nel tuo gestionale, puoi tentare di far comprendere quali sono stati i motivi della tua dimenticanza, a meno che la cliente in questione non sia una persona molto irascibile, a quel punto invece che farle vivere un’arrabbiatura, potresti optare per una soluzione più morbida dicendole che è sorto un imprevisto e che non riesci proprio a liberarti.
Infine, proponile di prenotare un nuovo appuntamento, assicurandole che una situazione del genere non ricapiterà più. Scegliete insieme il giorno e l’orario più consoni e salutala ringraziandola e augurandole una buona giornata.
Ecco fatto!
A volte bastano davvero pochi dettagli per fare la differenza.
Ma siccome non voglio lasciare nulla al caso, ho deciso di fornirti cinque esempi da cui puoi tranquillamente prendere spunto 😊 .
Leggi anche: Gestionale centro estetico? Quando la gestione migliora le vendite
5 esempi per disdire un appuntamento (con educazione)
Scenario 1: hai segnato l’appuntamento in agenda ma sono sorti imprevisti urgenti che richiedono la tua presenza
“Buongiorno Claudia, sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
La contatto per dirle che, purtroppo, è sorto un imprevisto. Proprio nell’orario del suo appuntamento per il massaggio, ci sarà un’interruzione del riscaldamento per un intervento straordinario alla caldaia.
Mi dispiace davvero, ma ho le mani legate. Le chiedo scusa per il poco preavviso, immagino che avesse preso altri impegni durante la settimana e che questa seduta fosse importante.
Le andrebbe bene spostare l’appuntamento alla prossima settimana? Mi dica lei il giorno e l’orario, massima disponibilità da parte mia”.
Scenario 2: hai due appuntamenti nello stesso momento ed entrambe le clienti desiderano che sia tu a eseguire il trattamento
“Buongiorno Elena, come stai? Sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
Spero di non disturbare, ti chiamo perché è sorto un problema.
Ci deve essere stato un mancato aggiornamento del gestionale (anzi, magari sono un po’ più distratta del solito) e mi si sono accavallati due appuntamenti. Ho già parlato con l’altra cliente, ma non c’è stato verso di cambiare l‘orario.
So che preferisci che sia io a eseguire il trattamento, quindi stavo pensando di proporti di spostare l’appuntamento di due ore. Direi di vederci per le 18:30, se sei d’accordo.
Oppure, potremmo cambiare giorno e mantenere sempre lo stesso orario, ricordo che in tarda serata vai a prendere i bambini al doposcuola.
Mi dispiace tantissimo per l’inconveniente, prometto che mi farò perdonare!”.
Scenario 3: ti sei completamente scordata dell’appuntamento (ahia!🤯)
Cliente disponibile:
“Buongiorno Signora Ferrari, scusi se la disturbo sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
La contatto per quanto riguarda il suo appuntamento per la pulizia del viso di lunedì alle 11:00.
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Purtroppo dopo aver parlato dell’appuntamento, ci siamo fermate a chiacchierare e ho dimenticato di segnarlo in agenda…le chiedo davvero scusa, sono mortificata. Possiamo trovare una soluzione insieme? Potrei proporle altri orari a breve giro, per soddisfare la sua esigenza il prima possibile.
Cliente irascibile:
“Buongiorno Signora Ferrari, scusi se la disturbo sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
La contatto per quanto riguarda il suo appuntamento per la pulizia del viso di lunedì alle 11:00.
Sfortunatamente, è sorto un problema che mi vede costretta a cancellare la prenotazione. Immagino che non sia una bella notizia, mi rendo conto di quanto sia difficile incastrare tutti gli impegni tra lavoro e vita privata. Ne so qualcosa!
Se per lei non è un problema, le proporrei un nuovo appuntamento, assicurandomi personalmente che lei riceva il suo trattamento.
Che ne dice? Ho l’agenda qui di fronte a me, mi dica lei quando è disponibile”.
Scenario 4: hai un appuntamento in una giornata per la quale hai già preso altri impegni inderogabili (può capitare di fare confusione!) e decidi di delegare a una collega
“Buongiorno Anna, come stai? Sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
La scorsa settimana avevamo fissato un trattamento viso per mercoledì 17 alle 9:30, giusto?
Ti ho chiamata proprio per questo: a causa di un imprevisto dovrò assentarmi per qualche giorno dal lavoro. Ma siccome ricordo che hai un matrimonio in quel fine settimana, non mi sognerei mai di fartici andare senza una pelle al top. Per questo, dimmi un po’ se per te è ok, volevo proporti di farti seguire da Viviana, la mia collaboratrice.
È davvero sensazionale, vedrai che non te ne pentirai. Ovviamente, le passerò la tua scheda cliente così da farle avere tutte le informazioni a portata di mano e proseguire con il nostro percorso, che ne dici?”.
Scenario 5: devi disdire gli appuntamenti perché tu e le tue collaboratrici dovrete seguire dei corsi di aggiornamento
“Buon pomeriggio Chiara, sono [il tuo nome] del [nome centro estetico].
Ti disturbo? Ti ho chiamata in merito all’appuntamento per il massaggio anti stress fissato per giovedì alle 15:00, corretto?
Purtroppo mi vedo costretta a disdire la seduta, perché insieme al mio team parteciperò a un corso di formazione sul massaggio ayurvedico.
Credo che l’inizio di questo percorso possa essere la svolta e che tutte voi ne ne rimarrete soddisfatte.
Facciamo così: possiamo spostare questo appuntamento alla settimana successiva, poi avremo occasione anche di parlare di questo nuovo percorso di specializzazione che abbiamo intrapreso insieme ad Ayurway. Sarai molto contenta dei nuovi trattamenti e dei nuovi cosmetici che avremo in Istituto!
Ci vediamo allora il 12 alle 17?“.
Ti ho quindi mostrato diversi scenari e modalità per poter affrontare i problemi riguardanti gli appuntamenti.
Immagino anche che lo scenario numero 5 ti abbia incuriosita…
Trattamenti ayurvedici per clienti soddisfatte? Con Ayurway è (finalmente) possibile
Come evidenziato nello scenario numero cinque, la nostra azienda si propone di formare le estetiste come te e di introdurle al mondo dell’Ayurveda in estetica.
Attraverso i nostri corsi, imparerai le tecniche di trattamento ayurvedico e la corretta applicazione degli oli ayurvedici di origine 100% vegetale, realizzati in Kerala, con ricette della tradizione ayurvedica e totalmente a mano, come codificato dagli antichi testi.
Scusa, dici sul serio?
Sì, e ti dico anche di più.
Grazie all’Ayurveda, potrai individuare i vari inestetismi a livello capillare e con la teoria dei biotipi costituzionali, saprai proporre a ciascuna cliente la soluzione più adatta alla sua unicità.
In questo, noi di Ayurway ti offriamo una collaborazione leale: non vendiamo i nostri cosmetici ayurvedici professionali on-line, perché per noi la professionalità conta! inoltre ti garantiamo l’esclusiva commerciale di zona.
Il prossimo passo è chiamarci per fissare un appuntamento conoscitivo!
Ti aspettiamo!
Leggi anche: Stipendio estetista dipendente: ciò che devi conoscere prima di assumere
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto 5 esempi per disdire una prenotazione nel tuo centro estetico e i modi per farlo senza essere scortese e sbrigativa.
Può capitare di fare confusione ogni tanto (a chi non è successo almeno una volta?), l’importante è non fare in modo che diventi un’abitudine.
Infine, ti ho introdotto il progetto di Ayurway, un’azienda che da anni aiuta tante estetiste su tutto il territorio nazionale a distinguersi e fare la differenza.
Vuoi essere tu la prossima?
